WEBセミナー（ウェビナー/オンラインセミナー）の準備からフォローまで｜始め方をすべて解説

今回は、コロナ禍で急速に普及したWEBセミナー（ウェビナー/オンラインセミナー）についてご説明します。
この記事では、
・WEBセミナーってどうやってやるの？
・何を準備すれば良い？
・WEBセミナー試してみたい
など、WEBセミナーを始めたいと思われている方向けに、準備するものから、開催後のフォロー方法まで細かく解説していますので、自社のWEBセミナー開催にご活用頂けます。

WEBセミナー（ウェビナー/オンラインセミナー）とは

WEBセミナーは、ウェビナー（WEB＋セミナー）やオンラインセミナーとも呼ばれており、インターネットを利用して、WEB上でセミナーや研修・講演会などを行うことを言います。

WEBセミナーのメリット

WEBセミナーのメリットは多くあります。今回は、運営側のメリットと参加者側のメリットに分けてご紹介します。

運営側のメリット

・コスト削減
リアルセミナーを開催する際にかかっていた会場代や人件費などが大幅にカットできる
・準備の時間削減
会場の準備や、出席者への誘導などの準備が時間が不要になる
・新規顧客拡大
今まで会場に足を運ばないと行けなかったところが、WEBセミナー（ウェビナー/オンラインセミナー）になると日本や海外など世界中どこからでも参加が可能になるため、新しい顧客へのリーチが可能になる

参加者側のメリット

・参加場所や端末が自由
会社や自宅から参加が可能になり、端末もPCやスマホから参加ができる
・時間の短縮
今までかかっていた移動時間などが削減できる
・理解を深めることが可能
オンデマンド配信などのセミナーの場合、何度も視聴が可能になるため、分からなかったところを再度見直すことや、一時停止することが可能

WEBセミナーの目的や種類

WEBセミナーの目的

代表的なものとして、
・サービスや商品の認知
・見込み顧客との関係構築
・購入への誘致
・WEBセミナー自体をマネタイズ
などがあります。
その他にもリピート顧客へのアップセルや顧客育成を目的としたセミナーなどもあります。

WEBセミナーの配信種類

配信種類は基本的に、
・ライブ配信
・オンデマンド配信
の2つがあります。
ライブ配信はリアルタイムで配信することを言います。参加者の反応が直で把握でき、すぐに返信できることがメリットになります。会場でのセミナーのような臨場感も出すことが可能です。
オンデマンド配信は、ユーザーが自分の好きな時間に受講することが可能です。そのため、配信側も参加者側も時間を固定する必要がありません。参加者側はメリットでも挙げた通り、何度でも視聴が可能になります。

WEBセミナー（ウェビナー/オンラインセミナー）の開催準備

それではWEBセミナーを開催するための準備を1つずつ解説していきます。この手順に沿って準備を進めていれば、本番に慌ただしく準備する必要がありません。

開催の目的・目標などの決定

WEBセミナーを始めるにあたり、まず決めなければならないのが、セミナー目的と、それに対しての目標です。
・何のためにセミナーを開催するのか
・ターゲットは誰か
を明確にすることで、次の内容を決定する際にも、軸がブレることなく決定することができます。
またそれに対しての目標数値も設定しましょう。これは数値で設定することをおすすめします。

内容の決定・資料の準備

目的が決まると、次にセミナー内容を決めていきます。目的に沿った内容にすることが大切です。それに合った資料も準備しましょう。
リアルセミナーで定期開催をする際には、ユーザーの反応を見つつ、内容や資料の修正・バージョンアップを行うことも良いでしょう。

開催日の決定

開催日もオンデマンド配信の際には不要ですが、リアルセミナーの際には、早めに開催日を決定しておくことをおすすめします。

WEBセミナーに使用する配信ツールを選定

今は、WEBセミナーを行うツールがたくさんあります。ツールを選定する際には、自社のWEBセミナーには、どのような機能が必要かを理解し、それに合ったツールを選びましょう。

主にツールの基本機能として、
・リアルタイム配信
・同時複数人接続
・アンケート機能
・資料やPDFの画面共有
・チャットツール
・録画機能
などがあります。

告知をする

目的・内容・開催日が決定すると、次に集客をします。
集客方法は色々ありますが、無料で集客する際には、無料告知サイトやSNSを使って集客することが可能です。お金を掛けて告知する際には、WEB広告や、チラシなどで集客することが可能です。
※告知をする際には、お申し込み頂いた方へのセミナー案内メール（日時・当日のURL）などもしっかり準備しておきましょう。

WEBセミナーに使用する機材の準備

WEBセミナーを開催する前に、機材の準備をしておきましょう。

・カメラ
やはりWEBセミナーも会場でする際同様に、話す人の顔が見える方が良いでしょう。顔が見えることで参加者側の安心感が違います。そのため、カメラはしっかり準備シておきましょう。PCのカメラを使うことも良いですし、別のカメラで撮影するのも良いです。

・マイク
マイクは不要な場合もありますが、基本的にマイクを使用する方が、参加者側が聞き取りやすく、ストレスが軽減できます。

・照明
顔は暗く見えると印象が悪く映ることもあるので、可能なら照明も用意しておくと良いでしょう。

・インターネット環境
機材ではないですが、これは一番重要です。声が途切れたり、画面が共有出来ないなど、本番で起こらないように必ずインターネット環境を万全にしておきましょう。

WEBセミナー後のアンケートの準備

アンケート機能は、ユーザーの反応を知ることが出来ます。目標の数値を取ることも可能です。WEBセミナーが終了したすぐにアンケートを取ると、回収率が高くなるため、事前に準備しておきましょう。ツールによってはセミナー中にアンケート回収が可能です。

配信テストを行ってみる

準備が整うと、一度配信テストを行いましょう。ネット環境は悪くならないか、資料の共有はできるかなど、最終確認を行いましょう。

WEBセミナー（ウェビナー/オンラインセミナー）の開催本番

参加者へのリマインド

参加者はセミナー日時を忘れてしまっていることも考えられます。そのため、当日に再度参加者へリマインドを行いましょう。

配信前最終チェック

テストを行っていても、当日何らかの不備が起こることも考えられます。

そのため、配信前にもカメラやマイクなどのチェックはしておきましょう。

待ち時間の画面共有

WEBセミナーは5~10分程度早くネットに繋ぎ、早めに入ってくださった参加者の方に、「何分から始まります　音量調節をしてお待ち下さい」と言ったような画面を共有し、一緒に音楽もかけておくと参加者に親切です。

アンケートへの誘導

アンケートを取る際には、WEBセミナーの最後にアンケートの回答をお願いしましょう。WEBセミナー最中にアンケートが取れるツールの場合は、セミナー中にアンケート回収することをおすすめします。終了後より、セミナー中に回収することにより、回答率も上がります。

WEBセミナー（ウェビナー/オンラインセミナー）の開催後

セミナーを終えたらそれで終了ではなく、参加者のその後のフォローや、反省点の洗い出しなどもしっかりしましょう。

参加者へのお礼のご連絡

セミナー終了後には、まず参加者へのお礼のご連絡は忘れず行いましょう。参加が出来なかった方にも、次回のセミナーの詳細をご案内すると親切です。

次の開催に向けての課題の洗い出し

セミナーが終了したら、アンケートなどの回答を参考にし、反省点や改善点を洗い出し、次回のセミナーに向けて資料のアップデートや、フローの見直しをしましょう。

WEBセミナー（ウェビナー/オンラインセミナー）のポイント

WEBセミナーを録画しておく

WEBセミナーは録画しておくことをおすすめします。録画しておくことで後で見返し、改善点を洗い出すことができます。また、社内の方なども見て頂き、フィードバックを受けることもおすすめです。

録画機能はツールの基本機能として使用できるものもありますが、それが出来ない場合は、PCなどで録画しておくと良いでしょう。

参加者へのストレスをできるだけ軽減する

会場でのセミナーと違い、WEBセミナーは少しでも不具合などがあると、参加者はすぐ退出されてしまいます。そのため、聞き取りやすさや、質問のしやすい雰囲気作りなど、参加者が聞いていてストレスを感じない、参加後の満足度を意識してセミナーを行いましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はWEBセミナーを行う際の準備から開催、開催後までの流れを解説しました。リアルタイム配信とオンデマンド配信では、少し流れなども変わりますが、基本的に準備することは同じです。
WEBセミナーを開催する際には、目的などを決め、準備を入念にしておくと良いでしょう。